Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) ngày nay đã mang lại triển vọng lớn trong hầu hết các lĩnh vực kinh tế – xã hội. Trong lĩnh vực quản lý đào tạo quản lý sinh sinh viên cũng vậy, CNTT góp phần làm thay đổi công cụ, phương thức và hiệu quả của công công tác quản lý đào tạo, xây dựng trường học phát triển theo hướng cách mạng mới.
Ứng dụng CNTT được áp dụng ở hầu hết các lĩnh vực hoạt động của xã hội và mang lại hiệu quả thiết thực.
Trong giáo dục, ứng dụng công nghệ thông tin được hiểu như một giải pháp toàn diện trong việc quản lý những vấn đề liên quan đến sinh viên như danh sách sinh viên, tin tức nội bộ trong trường môn học, thời gian biểu, lịch thi, sĩ số sinh viên lớp,… Ứng dụng phần mềm quản lý sinh viên còn hỗ trợ được tối đa công tác quản lý và theo dõi lớp cho các giáo viên chủ nhiệm chính xác và kịp thời.
Bước vào thế kỷ XXI, công nghệ thông tin (CNTT) đang đứng trên vị thế là ngành phát triển mũi nhọn của cả nước, thể hiện được vai trò và sức mạnh vượt trội chi phối các hoạt động của con người. Đặc biệt, CNTT trong quản lý sinh viên hiện vẫn giữ vai trò quan trọng không thể thiếu trong công tác giáo dục. Vì vậy việc ứng dụng CNTT vào môi trường giáo là một yêu cầu cần thiết góp phần thúc đẩy các hoạt động nâng cao tính chuyên cần cho sinh viên, hạn chế được tình trạng nghỉ học không có lý do.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong Quản lý sinh viên gồm 5 module là Quản lý thông tin sinh viên (theo từng khóa, từng khoa và theo từng lớp học). Bên cạnh đó với khả năng tìm kiếm sinh viên theo tên, lớp học và khóa sẽ giúp cho người quản lý dễ dàng có được thông tin cần thiết.
Một thạc sỹ tại trường Cao đẳng y tế Hà Nội cho biết, Trường cũng đã áp dụng phần mềm quản lý chương trình giáo dục trong quản lý sinh viên từ nhiều năm nay, việc áp dụng sớm CNTT trong giáo dục là hoàn toàn cần thiết, nó giống như chúng ta thay đổi cuộc cách mạng Công nghiệp thời kỳ 4.0.
Chia sẻ về kết quả đạt được khi ứng dụng CNTT, PGS.TS Trần Văn Tớp – Phụ trách đào tạo trường ĐH Bách Khoa Hà Nội chia sẻ, nếu như trước đây khi cần thông tin về một học sinh nào đó, ban giám hiệu nhà trường phải yêu cầu giáo viên chủ nhiệm kiểm tra thông tin bản mẫu viết tay mất khá nhiều thời gian. Nhưng từ khi nhà trường sử dụng phần mềm quản lý thông tin sinh viên thì kết quả học tập, rèn luyện đều được lưu trữ toàn bộ hệ thống máy tính.
Thiết nghĩ chúng ta sẽ cần tăng cường nhiều hơn ứng dụng CNTT trong quản lý và hỗ trợ các hoạt động dạy và học tại hầu hết các trường học. Thủ tướng Chính phủ cũng ra quyết định phê duyệt đề án này trong GD và ĐT giai đoạn 2016-2020 định hướng cho đến năm 2025 thì đạt được tầm cao nhất.
Với khả năng giải phóng công sức cho những người quản lý(công tác kế hoạch tuyển sinh, hay thi cử văn bản, hình ảnh), CNTT đang trở thành phương tiện xử lý thông tin đa năng, thực hiện được nhiều chức năng khác nhau trên mọi dạng lĩnh vực.
Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý sinh viên hay trong môi trường quản lý giáo dục giúp cán bộ lãnh đạo tiết kiệm được thời gian và công tác thủ công rườm rà, tiết kiệm được nhân lực và nâng cao hơn chất lượng đào tạo lâu dài.